28/02/2011 - Artigo: Automação Comercial é uma realidade

Além de uma obrigação que abrange praticamente todos os estabelecimentos do comércio, trata-se de uma estratégia para sobreviver no mercado.

Automação Comercial - Implantação e Prática
Este artigo está sendo publicado em decorrência da grande dificuldade em encontrar conteúdo que tratam sobre o tema de forma clara dentro dos princípipos práticos levando-se em consideração normas legais em vigor que de fato ajude aos empreenderes de micro e pequenas empresas a entederem e desenvolverem práticas de todo o processo que envolve automação comercial no ramo do varejo desde sua implantação.

Por Miguel Lopes

Desenvolvimento de uma cultura baseada na transparência de boas práticas

Antes de começar a falar especificamente sobre o tema é importante destacar que todos os envolvidos no empreendimento a ser automatizado, desenvolvam uma cultura baseada em boas práticas e que sejam colaborativos no trabalho em equipe com atitudes éticas. Este é um importante alicerce em bases sólidas, além é claro, das Leis que regem sobre o tema para que todo o processo de automação seja desenvolvido plenamente em qualquer que seja o estabelecimento ( micro, pequeno ou grande porte).



Na caminhada como empereendedor o empresário se depara com diversas situações que exigem que ele esteja preparado para vencer os desafios. O empresário é aquele que assume os riscos que sua atividade requer de forma global. Como sabemos o Brasil é um país onde mais se paga imposto, talvez por isso muitas empresas deixam a desejar quanto à transparência fiscal e tribuitártia, por outras vezes devido a falta de planejamento acabam quebrando por não terem condições de recolher seus impostos e atender a uma série de requisitos legais. Com certeza você que lê este artigo, alguma vez já deve ter se deparado com uma situação em que teve que exigir uma Nota Fiscal, não é? Isto é apenas a ponta do iceberg, muitos estabelecimentos evitam emitir o Cupom ou Nota Fiscal para mascarar o faturamento e recolher menos impostos. Sabemos que isto é crime se comprovado e certamente aquele que adota esta prática vive fora da realidade, não está preparado para enfrentar situações adversas que sua atividade requer, e com certeza não deve possuir um bom gerenciamento sobre o próprio negócio.


Por outro lado os sitemas de automação comercial devem ser muito bem desenvolvidos de forma a não oferecer a possibilidade de venda sem que esteja interligado com o sistema emissor de cupom fiscal, para evitar fraudes.



Um bom sistema de automação comercial representa muitas vantagens, dentre elas: melhora o gerenciamento, o planejamento, a definição de estratégias e políticas para se manter em competitividade no mercado.

No ramo do varejo é comum encontrar empresas varejistas que possuem um sistema de automação comercial para atender ao fisco, porém, não é cem por cento aproveitado para melhorar o gerenciamento, seja por limitações do sistema ou despreparo do próprio empresáro. Quanto mais completo for o sistema em sua retaguada (controle de estoque, contas a pagar, contas a receber, bancos, etc.) e frente de caixa, mais possibilidades de gerenciamento de acordo com a necessidade de cada negócio. Hoje existem muitos sistemas no mercado, vale fazer uma boa pesquisa para saber qual atende melhor as necessidades e verificar junto à Secretaria de Estado da Fazenda – SEFAZ, quais os sitemas homologados (legais) para implantação.



Automação Comercial - Implantação

A Automação Comercial é uma realidade, além de uma obrigação que abrange praticamente todos os estabelecimentos do comércio varejista, trata-se de uma estratégia para sobreviver no mercado. Hoje as empresas vem investindo em sua estrutura, na diversificação dos produtos e procurando prestar bom atendimento aos clientes com a ajuda do sistema de automação comercial. Uma estratégia que inclui: Utilização de um sistema de automação comercial compatível com a realidade do negócio; definição de um cadastro de fornecedores adequado a sua atividade levando-se em consideração o tipo de produto, menor preço, prazos de pagamento; melhor atendimento aos clientes; diversificação da carteira de clientes com o objetivo de expandir as vendas; implantação de serviços de entrega a domicílio, etc. .



Para a implantação de um sistema o empreendedor deve buscar informação e conhecimento de acordo com seu ramo de atividade. É importante que esteje a frente para que não fique totalmente nas mãos das empresas que comercializam e implantam tais sistemas. Para aquele que ainda não conhece a Lei que rege o tema, o melhor caminho é buscar informação junto à Secretaria de Estado da Fazenda – SEFAZ, que também dispõe de um departamento exclusivo dos processos que envolvem a automação comercial. O empreendedor ficará sabendo de informações importantes para implantação tais como: Sistemas que estão homologados, e que podem ser implantados no estabelecimento; Empresas habilitadas para fazer a implantação, etc.

Obs. O empreendedor que possua bom conhecimento em informática pode fazer a implantação do sistema em seu próprio estabelecimento, acertando com a empresa credenciada junto a SEFAZ apenas a parte de liberação da(s) impressora(s) fiscal(is) para uso.

Para a escolha do sistema de automação comercial deve ser considerado alguns passos:

- pesquisar entre tantos sistemas qual melhor atende ao estabelecimento;

- verificar se está homologado junto à SEFAZ;

- se possível visitar algum estabelecimento que utilize o sistema para saber se funciona bem, e se atende as necessidades;

- caso precise trabalhar em rede: verificar se funciona em rede e quantas estações (check out) podem ser utilizados. O sistema deve ser razoavelmente rápido para funcionar em rede, caso contrário poderá haver uma queda de produtividade tanto no momento de uma venda como em outras atividades que sejas desenvolvidas através dos check outs.

- verificar quais são as configurações de um computador necessário, assim como o sistema operacional:

- verificar quais as impressoras fiscais (térmicas) compatíveis com o sistema, assim como outros periféricos tais como leitores de código de barras, etc;

- Verificar se está de acordo para gerar e transmitir informações para a SEFAZ como o SINTEGRA, etc.

Obs. Geralmente os sistemas homologados junto à sefaz atendem plenamente esse requisito.

- verificar se possui integrado o sistema de emissor de Notas Fiscais Eletrônicas – NF-e;

- verificar se a empresa fabricante dispõe de suporte técnico para soluciuonar problemas em caso de necessidade;

- verificar as condições de pagamento do sistema - há empresas no mercado que além da venda do direito de uso do sistema, também cobram uma mensalidade pela manutenção. Outras apenas cobram o direito de uso, vindo a cobrar por atualizações que geralmente ocorrem anulamente.

Obs. Estes sãso alguns passos para implantação. Há muito a ser considerado em um sistema de automação comercial, conforme veremos mais a frente.



Automação Comercial no dia a dia das empresas.

O controle e o planejamento financeiro se fazem necessários em qualquer tipo de empresa, independente de seu ramo de atuação, em geral, as micro e pequenas empresas, são tidas por apresentam um quadro crítico, devido ao fato de possuírem baixo conhecimento de técnicas e experiência administrativa, associado aos problemas de falta de capital de giro

Com processos automatizados através de um sistema de automa comecial todos os departamento do estabelecimento devem estar integrados (desde a tesouraria à frente de caixa). Isto envolve falar em retaguarda (controle de estoque, Livro de Caixa, check out, etc.).

Nos caixas (check out) geralemnte há revesamento de turnos onde há contato mais próximo ao cliente. Quem atua nas funções ligadas ao frente de caixa deve saber muito mais que conhecimentos práticos, deve possuir alguns dons para tratar muito bem os clientes com rapidez e eficiência.

As principais tarefas de quem atua na retaguada estão relacionadas a:

- Supervisão de abertura e do fechamento do turno de trabalho de cada operador de caixa;

- Acompanhamento do trabalho dos operadores de caixa, verificando rapidez, eficiência e padrão de atendimento aos clientes. Providência também troco para os clientes quando necessário;

- Suporte aos operadores, tirando dúvidas, orientando e auxiliando sempre que solicitado;

- Cancelamento e estornos de registros incorretos efetuados pelos operadores;

- Gerenciamento de controles internos (contas a receber, contas a pagar, fluxo de caixa, e atividades afins).

Em empresas que adotam sistema de automação comercial existe uma tendência natural o surgimento de problemas operacionais, fato que exige medidas corretivas e preventivas. Estes problemas em sua maioria são resultantes de uma série de fatores que envolvem falta de conhecimentos técnicos e experiência, desorganização interna e externa ou uma combinação destas duas.

As principais causas internas e externas de desorganização:

Causas internas:

a) Deficiência no Processo de Informatização;

b) Pessoal de retaguardo com perfil inadequado para a função;

c) Falta de planejamento nos processos de contas a pagar e receber;

d) Inadequado entrosamento das atividades de conta a receber com a área comercial;

e) Controle excessivo;

f) Fluxo de caixa deficiente;

Causas Externas:

a) Desorganização importada de clientes e fornecedores;

b) Interpretação da Legislação Tributária por parte dos clientes;

Umas das principais atividades deve ser o controle dos recursos de caixa. A boa gestão do caixa é um dos fatores mais importantes para a liquidez e a rentabilidade da empresa. O caixa sendo o setor mais sensível a desvios e desfalques, a empresa deve implantar um sistema eficiente de controle, visando monitorar todas as transações da tesouraria.

Principais maneiras de desviar recursos de caixa:

- registrar venda a menor e embolsar a diferença;

- deixar de registrar venda e ficar com o valor recebido;

- receber cheques ao portador, sacá-los e usar o valor por determinado tempo;

- alterar os totais de registros de caixa;

- baixar uma duplicata de cliente e desviar a quantia correspondente;

- atrasar o registro de um recebimento e usar temporariamente o dinheiro etc.

Deve-se buscar as melhores práticas para se resolver esta problemática, no sentido de procura da melhor forma a assegurar os recursos e instrumentos financeiros necessários para a manutenção e viabilização dos negócios da empresa.

As estratégias básicas que devem ser empregadas pela empresa na administração de seu caixa são:

- Retardar, o tanto quanto possível o pagamento de duplicatas a pagar, sem prejudicar o conceito de crédito da empresa, aproveitando porém, quaisquer descontos financeiros favoráveis;

- Girar os estoques com maior rapidez possível, evitando faltas de estoque que podem resultar na interrupção na linha de produção ou numa perda de vendas;

- Receber o mais cedo possível as duplicatas a receber, sem perder vendas futuras, devido à técnicas severas de cobrança. Os descontos financeiros, se economicamente justificáveis, podem ser usados para realizar este objetivo.

A gestão de todo o negócio é feito através do sistema de retaguarda (contas a pagar, contas a receber, estoque, emissão de relatórios, etc).

Uma boa gestão financeira depende de controles financeiros eficientes. A utilização desses controles, além de dar tranquilidade e segurança ao administrador, fornece informações essenciais para controle e acompanhamento dos recursos financeiros da empresa. Por isso há necessidade de um sistema de automação comercial para gerenciamento do negócio, para que a empresa permaneça no mercado em condições de competitividade, que possibilite prever os efeitos do fator tempo.

Os principais controles que possibilitam melhor gerenciamento correspondem a:

- controle de caixa e bancos;

- controle de contas a receber;

- controle de contas a pagar; e

- controle da liquidez e da eficiência operacional.

Com o apoio das demonstrações financeiras (balanço patrimonial e demonstração de resultados), o administrador pode analisar a situação econômico-financeiro da empresa, utilizando-se de indicadores para tomar medidas vissando corrigir eventuais problemas de liquidez e de eficiência operacional.

Dentre os principais indicadores pode-se destacar:

- capital de giro/receita líquida, que mede a eficiência na gestão do ciclo operacional;

- custo das vendas/estoque médio, que indica quantas vezes o estoque girou no período ou o número de vezes que os estoques foram consumidos ou vendidos;

- prazo médio de recebimento (contas a receber/compras médias diárias), que indica o número médio de dias em que a empresa transforma suas vendas em dinheiro, ou também o número de dias de vendas que ainda não foram recebidas na data do balanço.

- Prazo médio de pagamento (contas a pagar/compras médias diárias), que indica o número médio de dias em que as compras são pagas ou o número médio de dias de compras que ainda não foram pagas na data do balanço.

O diagnóstico empresarial é uma atividade que visa determinar quais as questões mais relevantes que precisam ser resolvidas. Essas questões podem ser encontradas em quaisquer setores ou funções da empresa: vendas, produção, finanças, contabilidade, informática, pessoal, marketing etc. O diagnóstico visa também estruturar soluções para cada questão, estabelecer prioridades e gerar um plano de ação com objetivos gerais, metas específicas, prazos, investimentos, despesas, responsabilidades e controles.

Entendo que o assunto aqui abordado é bem extenso´, mas espero sinceramente que este artigo seja útil.

Para micro e pequenas empresas interessadas em implantar melhorias nas práticas para uma boa gestão do negócio existe o SEBRAE que presta todo apoio ao empreendedor, sejha através de cursos, como também consultorias, etc.

Por

Fonte: Portal Administradores 10/02/2011
Data da Publicação: 12/02/2011
Código de referência: 605

:: Voltar